传统的电子邮件不是发送或存储敏感信息的安全渠道, 无论是写在正文还是作为附件.
即使你和与你沟通的人对这些信息有合法的业务需求, 或者如果您只想将数据发送给自己以便稍后处理它. Restricted information should never be sent or stored in email.
尽管您需要凭据才能登录并访问邮箱中的电子邮件, 邮件从一个服务器发送到另一个服务器, 通常是清晰的文本，任何人都可以在运输过程中阅读，只要有合适的途径和机会. 无法保证发送方和接收方之间的所有连接都是安全的.
What is restricted information?
切勿通过电子邮件发送或索取以下任何信息:
- Social Security numbers
- Driver's License numbers
- Passport numbers
- State-issued ID numbers
- Bank/financial account numbers
- Credit/debit card numbers
- Protected health information
- 任何密码或身份验证凭证
我如何与他人就受限制的商业信息进行协作?
We have several options at ODU, whether you need to collect, 在大学储存或与他人分享个人资料. Remember, 永远不要为包含受限数据或存储副本的文档创建多个副本, except in designated locations.
安全的数据收集和共享选项
我需要收集外部或ODU客户的文件:
- Receive a secure fax to 横幅文件管理(BDM) -传真可以发送到MFP，并定向到BDM应用程序，远程工作人员可以访问安全的数字副本.
- Contact itshelp@0933282516.com 将MFP的传真函数重定向到BDM.
我需要从外部或ODU客户(包括学生或潜在学生)收集机密信息:
- 控件创建安全的数据收集表单 ODU Forms Tool -可透过表格收集资料及文件，并妥善储存以作进一步处理.
- 此外，电子文件亦可直接上载至表格工具. 应注意不要创建包含受限商业信息的电子文档的多个副本.
- Contact itshelp@0933282516.com 使用表单工具设置其中一个选项.
我需要将机密信息发送给外部方:
- 与外部方联系，以找到他们接收机密信息的安全方法.
- Contact itshelp@0933282516.com 如果无法确定传输机密信息的安全方式.
我希望在我的业务单位内与其他人共享包含受限业务信息的信息:
- 使用称为SecDrive的特殊ODU网络共享.
- Contact itshelp@0933282516.com 设置安全共享驱动器.
我需要通过横幅Jobsub生成和交付的报告:
- job - sub进程(在Banner中)应该被写入数据库，下载并存储在 regulated data matrix (而不是通过电子邮件发送报告).
- 应注意不要将包含受限业务信息的文件下载到本地工作站驱动器或常规映射驱动器. 如果需要下载受限制的业务信息到工作站, please notify the ITS Risk & Compliance Office (email itshelp@0933282516.com)，因此我们可以帮助您开发更安全的业务流程.
Secure storage locations
(你必须能连接到校园内的有线网络或上网 ODU VPN to use these options.)
要求使用上述任何解决方案，或有疑问时，请发送电子邮件 itshelp@0933282516.com. Based on the use case, ITS可以为您的安全业务流程需求提供合适的解决方案.
如果有人给我发送限制数据，即使我没有请求?
如果你的收件箱里有限制信息:
- 将信息或文档移动到安全的存储位置(请参阅上面的选项).
- 从你的电子邮件中删除所有邮件副本.
- 从“已删除项目”文件夹中永久删除该邮件.
如果我不小心把我的个人信息发邮件给别人怎么办?
Mistakes can happen. 如果您尝试发送消息，而Outlook检测到可能包含个人识别信息(以社会保险号格式排列的数字)的字符串, for example), 系统会弹出一个警告，询问你是否确定要发送该消息. 联系你的收件人，看看是否有其他方式提交私人个人信息.
如果你在通知出现之前发送了文件, 从已发送文件夹中删除该文件, 并从“已删除项目”文件夹中永久删除该邮件.